Asklepios Gruppe

Asklepios Gruppe setzt auf elektronische Prozesse für die Benutzerverwaltung IM AD, SAP, Lync und weitere Systeme

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  • Die Kliniken stellen mit Hilfe von User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever Formulare bereit, mit deren Hilfe IT-Mitarbeiter in den einzelnen Häusern das Nutzermanagement selbständig durchführen können
  • IT-Mitarbeiter vor Ort sind für das gesamte Nutzermanagement ihres Hauses zuständig und auch für die Freigabe von SAP-Berechtigungen. Alle Prozesse erfolgen elektronisch und benötigen deutlich weniger Zeit als zuvor

Asklepios Gruppe setzt auf elektronische Prozesse für die Benutzerverwaltung IM AD, SAP, Lync und weitere Systeme

Der Gesundheitskonzern Asklepios Kliniken GmbH zählt zu den führenden privaten Betreibern von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen in Deutschland. Aktuell verfügt die Gruppe bundesweit über 140 Gesundheitseinrichtungen und beschäftigt mehr als 44.000 Mitarbeiter. Im Geschäftsjahr 2011 wurden mehr als 1,7 Mio. Patienten in Einrichtungen der Asklepios-Gruppe behandelt. Mit diesen Kennzahlen und einer Umsatzverantwortung von knapp drei Milliarden Euro (2012) zählt der vor mehr als 25 Jahren gegründete Klinikbetreiber Asklepios zu den größten privaten Klinikketten in Europa. Das Unternehmen verfolgt eine verantwortungsvolle, auf hohe Qualität und Innovationskraft ausgerichtete nachhaltige Wachstumsstrategie. Bei einer derart komplexen Unternehmensstruktur wie bei der Asklepios Gruppe kommt es darauf an, effizient zu arbeiten. Das betrifft auch den Bereich IT. Dort gilt es, etwa 16.000 PC und 26.000 Nutzer fehlerfrei und revisionssicher zu administrieren.

Benutzerrechte sicher zuweisen

Ganz besonders wichtig ist es der Asklepios Gruppe, Administrationsaufgaben vor Ort regeln zu lassen, wie Thomas Steen, Abteilungsleiter Infrastruktur im Konzernbereich IT erläutert. "Damit wollen wir die Prozesse einerseits beschleunigen und sie andererseits so gestalten, dass die Abteilungen in ihrem optimalen Tempo unabhängig voneinander arbeiten können." In den einzelnen Kliniken kümmern sich daher Mitarbeiter unter anderem um die Verwaltung der Benutzerrechte ihrer Kollegen. Früher war dazu nach Steens Angaben ein umfangreicher Workflow in Papierform nötig. "In der jeweiligen Abteilung wurde ein Antrag gestellt, dieser ging an die zuständigen Vorgesetzten, wurde dann unterschrieben und kam danach per Fax zu uns." Aus Sicherheitsgründen erfolgte noch ein Unterschriftenvergleich und erst dann wurde etwa ein Konto eingerichtet. Diese aufwändigen Prozesse galt es zu vereinfachen und gleichzeitig sicher zu gestalten.

"UMRA ist für die IT-Kollegen in den einzelnen Häusern so etwas wie die gelben Seiten, wir haben 80% aller Standardjobs abgebildet."

Thomas Steen, Abteilungsleiter Infrastruktur im Konzernbereich IT

Umfangreiche Delegation von Admin-Aufgaben

Mit Hilfe von UMRA (User Management Resource Administrator) konnte die Asklepios Gruppe die Nutzerverwaltung automatisieren und komplett an die einzelnen Häuser delegieren. Ergebnis ist eine deutliche Entlastung der IT-Abteilung von Routineaufgaben, wie Steen berichtet. "UMRA ist für die IT-Kollegen in den einzelnen Häusern so etwas wie die Gelben Seiten, wir haben darin 80 Prozent aller Standardjobs abgebildet." Die zuständigen Mitarbeiter müssen daher lediglich die passende Aktion aufrufen. Dazu haben Steens Leute Formulare entwickelt, über die sich etwa der Zugriff auf das Filesystem regeln lässt, auf Betriebssystem oder Programme. Je nach Abteilung, Haus oder Position des örtlichen Administrators sind die nötigen Berechtigungen und Auswahlmöglichkeiten in den Formularen aktiviert. "Fängt also beispielsweise ein neuer Arzt an, erhält sein Haus automatisch das passende UMRA-Formular und die nötigen Berechtigungen müssen nur noch angeklickt werden", erläutert Steen. Noch ein Plus: Der Freigabeprozess kann damit oftmals innerhalb von Minuten abgeschlossen werden. Doch regelt die Klinikgruppe mit UMRA nicht nur Nutzerkonten, auch neue PCs konfigurieren die zuständigen Kollegen beispielsweise über die Formulare. So betont Steen: "In UMRA definierte Standardprozesse können durch die lokalen IT Mitarbeiter jederzeit durchgeführt werden und bedürfen keiner Wartezeit oder Extrabestätigung und werden vollautomatisch durchgeführt."

Anbindung an SAP

Von entscheidender Bedeutung war für die Verantwortlichen der Asklepios Gruppe, dass sich mit UMRA auch Berechtigungen für das SAP-System steuern lassen - und zwar vor Ort und ohne die Hilfe der IT-Abteilung. Dazu wurde ein einfacher Workflow etabliert: Die Anträge der Mitarbeiter werden in den einzelnen Häusern von zuständigen IT-Mitarbeitern elektronisch über UMRA erfasst. Automatisch und auf elektronischem Wege geht der Antragsprozess an die zuständigen Vorgesetzten und Stellen. Geben diese ihr Plazet, dann werden die Änderungen automatisch von UMRA im SAP durchgeführt. "Fängt ein neuer Arzt an, sorgt seine jeweilige Klinik dafür, dass er zum Beispiel auf die Daten seiner Patienten in SAP zugreifen kann.", so Steen. Dieser Workflow sorgt dafür, dass Steens Abteilung von Aufgaben des Benutzermanagements im Bereich SAP weitgehend entlastet ist.

Erweiterungen in Eigenregie

Für die Asklepios Gruppe geht es auch darum, veränderte Anforderungen eigenständig umsetzen zu können. Die Flexibilität von UMRA spielt daher eine wichtige Rolle, wie Steen berichtet. "Wir füllen den Rahmen, den UMRA vorgibt, nach unseren Anforderungen aus und ergänzen Funktionen eigenständig." Und weiter: "Uns war sehr wichtig, dass wir nicht von externen Beratern abhängig sind. Mit UMRA funktioniert das sehr gut, weil wir neue Funktionen unkompliziert programmieren können." Personal von Tools4ever ist daher nur selten vor Ort. Auch die Kollegen in den Häusern benötigen so gut wie keine Unterstützung bei der Bedienung.